In den meisten Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern sind die Personalkosten einer der größten Kostenfaktoren. Allerdings sind Mitarbeiter wichtig, zumal sie zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
In Unternehmen des Dienstleistungssektors können sich die Personalkosten gut und gerne auf über 80 % belaufen, während in anderen Firmen die Kosten für das Personal bei 30 bis 40 % liegen.
Unter Umständen lassen sich die Personalkosten senken – deshalb ist es sinnvoll, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob und wie man die Personalkosten reduzieren kann.
Personalkosten senken: Der Überblick ist wichtig
Bevor man sich Gedanken über mögliche Maßnahmen macht, ist es wichtig, sich erst einmal einen Überblick über die Personalkosten zu verschaffen. Dabei gilt es zu ermitteln, wie hoch beispielsweise die Fixkosten sind und welche Personalkosten – und in welcher Höhe – diese in die Gesamtkosten einfließen.
Im ersten Schritt sollten Sie eine Aufstellung ausarbeiten, die die Beträge der verschiedenen Personalkostenarten wie Löhne, Gehälter und Sozialleistungen aufführt.
Der nächste Schritt beinhaltet die Gegenüberstellung der Personalkosten zu den Gesamtkosten. Es ist sinnvoll, nicht nur das aktuelle, laufende Geschäftsjahr gegenüber zu stellen, sondern auch die Vorjahre zu betrachten. So lassen sich Veränderungen und Entwicklungen besser erkennen und in der Ermittlung des detaillierten Überblicks zu berücksichtigen.
Bevor nun Maßnahmen ergriffen werden, durch die die Personalkosten gesenkt werden, sollten Sie sich im Vorfeld juristisch absichern. Vor allem dann, wenn Sie als Arbeitgeber die Entgeltstrukturen oder Arbeitszeiten anpassen oder zukünftig mehr auf Aushilfskräfte bauen möchten. In diesen Fällen ist es wichtig, dass Sie in rechtlicher Sicht auf „Nummer sicher“ gehen.
Personalkosten senken: Ziele definieren
Einfach ins Blaue ein paar Zahlen und Werte für die Einsparung der Personalkosten festlegen, funktioniert nicht. Die Werte sollten schon Hand und Fuß haben und über gewisse Maßnahmen erreicht werden können. Dass es zwangsläufig darauf hinauslaufen kann, dass Sie Löhne und Gehälter senken oder bestimmte freiwillige Leistungen kürzen müssen, wird bei den Mitarbeitern nicht unbedingt auf große Begeisterung stoßen – darüber sollten Sie sich im Klaren sein.
Achten Sie darauf, dass der Anteil der Personalkosten an Ihren Gesamtkosten sinkt, ansonsten kann es passieren, dass es zu Verzerrungen kommen kann. Wenn zum Beispiel die Gesamtkosten steigen, sind die Personalkosten aus relativer Sicht natürlich geringer – aber dafür getan haben Sie nichts. Und auch aus umgekehrter Sicht kann es dazu führen, dass Ihre Personalkosten trotz der Umsetzung der ausgearbeiteten Maßnahmen steigen – weil eben andere Kosten geringer sind.
In manchen Fällen kann es auch passieren, dass Sie als Arbeitgeber Entlassungen aussprechen müssen. Dies sollte allerdings als eine der letzten Maßnahmen angesehen werden, die wirklich nur im äußersten Notfall angewendet werden sollten. Es ist oftmals sinnvoller, Maßnahmen zu ergreifen, die nicht so tief in die Unternehmensstruktur eingreifen. Und jede Entlassung bringt oftmals hohe Kosten (verursacht durch Abfindungen und gegebenenfalls durch Prozesse) mit sich und kann sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken.
So können Sie die Personalkosten senken
Mit diesen Möglichkeiten können Sie Ihre Personalkosten senken, ohne dass Mitarbeiter entlassen werden müssen.
Arbeitszeiten flexibler gestalten
Arbeitsverträge, die Ihnen als Arbeitgeber erlauben, Ihre Mitarbeiter flexibler zu beschäftigen, sind oftmals sehr sinnvoll. Vereinbarungen, die eine wöchentliche Mindest- und Höchstarbeitszeit von beispielsweise 28 bis 45 Stunden zulassen, bringt Ihnen und auch Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität. Der Jahresschnitt des Mitarbeiters sollte die tarifliche Wochenarbeitszeit von beispielsweise 40 Stunden ergeben.
Den Vorteil, den Sie durch diese flexiblen Arbeitszeiten erhalten, ist der, dass Sie die Mitarbeiter nach Auftragslage beschäftigen können. So entstehen Ihnen keine Mehrkosten durch eventuelle Zuschläge. Allerdings hat diese Flexibilität auch Nachteile, da es bei der Planung der Arbeitszeiten zu einem höheren Aufwand kommt.
„Arbeit auf Abruf“ bei Aushilfskräften
Diese Variante „Arbeiten auf Abruf“ bietet sich vor allem bei Aushilfskräften an. So können Sie beispielsweise mit der Aushilfskraft eine wöchentliche Mindestarbeitszeit von 15 Stunden vereinbaren. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz lässt zu, dass diese Mindestarbeitszeit bei Bedarf um bis zu 25 % überschritten werden kann.
Als Arbeitgeber haben Sie geringere Lohn- und Sozialkosten und dürfen dennoch von den Mitarbeitern verlangen, dass Sie mehr arbeiten. Allerdings kann die Begrenzung auf 25 % bei der Überschreitung ein Nachteil sein.
Muss der Mitarbeitende eine Festanstellung erhalten?
Gerade wenn absehbar ist, dass das Personal nur für eine gewisse Zeit benötigt wird, sollten Sie prüfen, ob eine Festanstellung notwendig ist oder ob nicht eine der folgenden Optionen sinnvoll ist:
Freiberufler Bei temporär zu vergebenden Arbeiten oder Aufträgen kann es manchmal von Vorteil sein, auf externe Mitarbeiter und deren Fachwissen zurückzugreifen. Um geeignete Freiberufler zu finden, können Sie sich an den Verband oder die Kammer wenden. Vielleicht verfügen Sie auch über ein Netzwerk, über das Sie die Fachleute entsprechend „buchen“ können. Der Vorteil für Sie als Arbeitgeber liegt ganz klar auf der Hand: Sie zahlen nur für die Leistungen, die Sie gebucht haben. Fixkosten aufgrund einer Festanstellung, die Gehalts- und Sozialzahlungen nach sich zieht, entfallen – vor allem dann, wenn Sie den Mitarbeiter nicht benötigen sollten. Allerdings sind die Freiberufler oder „Spezialisten“ recht teuer und sind teilweise auch selten. Hat man einen passenden Freiberufler gefunden, muss in einem Vertrag festgehalten werden, welche Arbeiten für welchen Zeitraum zu erledigen sind und welche die aus diesem Vertragsverhältnis resultierenden Entgelte sind. Zudem sollten Sie das Risiko der Scheinselbstständigkeit prüfen, sonst drohen Ihnen weitere Kosten und gegebenenfalls, dass Sie den Freiberufler in Ihrem Unternehmen einstellen müssen. Auch das Risiko des Wissensverlusts müssen Sie unter Umständen in Kauf nehmen, da der Freiberufler sein Wissen bei Verlassen des Betriebes mitnimmt.
Zeitarbeit Gerade wenn kurzfristig Personal benötigt wird, können Zeitarbeitende eine gute Möglichkeit sein, den Bedarf zu decken. In der Regel nehmen Sie Kontakt mit der Zeitarbeitsfirma auf, welche eine Vorauswahl anhand Ihrer Anforderungen an den Mitarbeiter trifft. Der Vorteil solcher Zeitarbeitenden ist der, dass Sie nur für den Zeitraum zahlen, in denen der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist. Allerdings kann es sein, dass der Zeitarbeitende entsprechend angelernt werden muss, was wiederum Zeit und Geld kostet.
Weitere Möglichkeiten, um Personalkosten zu senken:
So können Sie Ihren Mitarbeitern anbieten, dass diese Überstunden abfeiern und auf die Auszahlung dieser Stunden verzichten. Allerdings muss ein Freizeitausgleich im Tarif- oder Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Generell sollten Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter nur befristete Verträge anbieten und abschließen.
Können Sie Kosten für die einzelnen Arbeitsplätze reduzieren? So können zum Beispiel Teilzeitarbeitskräfte ein Büro miteinander teilen und gemeinsam einen Computer nutzen, weil die Arbeitszeiten zeitlich so sind, dass eine Teilzeitkraft morgens arbeitet und die andere nachmittags.
Bei Ausbildungen und Weiterbildungen sollten Sie darauf achten, dass diese arbeitsplatzbezogen erfolgen. Denn in diesen Fällen können die Mitarbeiter nach dem Abschluss der entsprechenden Maßnahme ihr erlerntes Wissen direkt einbringen.
Es ist auch sinnvoll, die Fortbildungen so zu terminieren, dass die Ausfallzeiten des Mitarbeiters gering sind. Buchen Sie beispielsweise die Fortbildungen selbst oder gewisse Teile davon, an Wochenenden.
Sie können auch als Arbeitgeber die Mitarbeiter an den Kosten der Fortbildungsmaßnahme beteiligen. Vereinbaren Sie, dass der Mitarbeiter bei Ausscheiden aus dem Unternehmen innerhalb einer bestimmten Frist nach der Fortbildung, die Kosten zurückzahlen muss.
Auch öffentliche Zuschüsse können die Kosten der Weiterbildung oder Fortbildung reduzieren. Erkundigen Sie sich bei der IHK oder der Arbeitsagentur nach möglichen Bildungsschecks.
